come funziona il self check in

Il self check-in: una soluzione innovativa

Sei un operatore di micro-ricettività? Gestisci una piccola struttura ricettiva? Una casa appartamenti vacanza? Un affittacamere?
Sicuramente ti sarai trovato a dover affrontare richieste particolari di check-in, in orari serali e notturni, con conseguenti complicazioni e difficoltà nell’accogliere i tuoi ospiti.

La tecnologia oggi ti fornisce soluzioni smart ed efficaci, ottime per piccole strutture che spesso hanno come clienti dei “viaggiatori indipendenti”, abituati a destreggiarsi tra prenotazioni on-line, smartphone e connettività.
Non dovrai più attendere fisicamente l’arrivo dei tuoi ospiti, poiché essi potranno accedere all’alloggio in piena autonomia e sicurezza, tramite una cassetta di sicurezza per chiavi, una smart lock o un tastierino.

Il self check-in: cosa offre il mercato

Le soluzioni sul mercato di “apri-porte a distanza” cominciano ad essere molteplici, e coprono differenti esigenze dei gestori, compresa la possibilità, in alcuni casi, di integrare i software del “self check-in” con i software gestionali delle strutture. Dal check-in, alla trasmissione dei documenti alla Questura, dalla riscossione della tassa di soggiorno al pagamento del servizio di pulizie, sino alla gestione del calendario camere, dell’elenco prenotazioni, della pulizia delle camere e alla gestione del calendario colazioni: tutto gestito direttamente dal tuo smartphone.

Esistono soluzioni gestite tramite “apps” che il cliente deve scaricare direttamente sul proprio telefono prima dell’arrivo in struttura, oppure soluzioni che sfruttano tecnologie “in cloud”, fornendo agli ospiti un codice alfanumerico tramite SMS da inserire su tastiere a bordo della porta o della serratura, nonché soluzioni più semplici di cassette di sicurezza per chiavi, dette anche “lock box”, in cui vengono custodite le chiavi fisiche. Le soluzioni più smart hanno il vantaggio dell’eliminazione della chiave fisica, evitando smarrimenti ed interventi del gestore della struttura.

self check in serratura digitale
self check in lock box

Tra le soluzioni Hi-Tech, trova spazio una serratura digitale, apribile direttamente con lo smartphone nel momento in cui il cliente si trova di fronte alla porta di ingresso all’appartamento/camera.

self check in serratura high tech

Alcune soluzioni sul mercato propongono anche l’installazione e gestione di “punti di raccolta”: una struttura protetta, dotata di sportelli antisfondamento e telecamere di sicurezza, in cui ritirare in sicurezza le chiavi degli appartamenti, a qualsiasi ora del giorno e della notte.

self check in keys point
self check in keys box

Il self check-in: accortezze nella progettazione

A fronte delle molteplici soluzioni di “self check-in” offerte dal mercato, occorre tenere presente di alcune accortezze nella progettazione, soprattutto nel caso di utilizzo di soluzioni altamente digitali.

Ne segnaliamo tre, semplici ma essenziali:

  • dare indicazioni CHIARE ED ESAURIENTI relativamente al sistema di accesso GIÀ IN FASE DI PRENOTAZIONE. Le apps di self check-in, così come le soluzioni con codici alfanumerici da inserire a tastiera, sono semplici ed immediate, ma necessitano della disponibilità di uno smartphone e di un minimo di “dimestichezza digitale”.
  • Nel caso di soluzioni Hi-Tech, con serrature digitali e gestione dell’intero processo tramite app, occorre garantire al cliente un’ottima connettività di rete wi-fi e di localizzazione GPS
  • avere l’accortezza di predisporre un punto di ricarica cellulare in prossimità dell’accesso alla struttura: se il cliente avesse malauguratamente il cellulare scarico…avrà la possibilità di caricarlo ed accedere in tranquillità all’appartamento.

Il self check-in: dimensione digitale e dimensione umana

Un ultimo consiglio, per rendere la tua struttura vincente: affidati alla tecnologia nella misura in cui può aiutarti a gestire la struttura, ottimizzare il tuo fatturato e venire incontro alle esigenze del cliente. Tuttavia…mantieni il contatto “umano” con i tuoi clienti! Il self check-in deve essere un supporto all’attività di accoglienza, ma non deve sostituirla completamente. Presentarsi personalmente ad accogliere è estremamente importante, ed è spesso sinonimo di affidabilità e disponibilità, quindi rimane una carta essenziale da “giocarsi” per avere feed back e recensioni positive, che possono influire notevolmente sulle future prenotazioni.

self check in accoglienza